Cómo importar y promocionar alumnos

 

Estamos a punto de terminar septiembre… ¡El tiempo vuela!. Desde TokApp queremos que tengas todo a punto para enviar todas las notificaciones que necesites. Para ello, primero debes actualizar el listado para el nuevo curso. 

promocion alumnos tokapp

 

¡Pide tu cita ya en soporte! Te ayudamos para que la importación sea cuestión de minutos.

 

solicitar cita tokapp soporte

 

 

 

O puedes hacerlo directamente. Aquí están los sencillos pasos a seguir para realizar este proceso:

 

1. Con programa de gestión propio

 

  1. Exporta los datos desde el programa de gestión del centro .Se descargará en un documento de hoja de cálculo con los datos.
  1. En el Panel de Control de TokApp, selecciona la opción “Importar datos” en el menú de la izquierda

importar tokapp school

  1. Vete a la opción “Subir archivos” y pulsa en continuarsubir archivos tokapp school

 

  1. Arrastra y suelta el archivo de hoja de cálculo o CSV (excel, open office) que contiene los datos y pulsa en “Procesar”

 

Una vez hecho esto, nuestros compañeros de Soporte se pondrán en contacto contigo para ayudarte con la importación. El proceso puede durar más de 24 horas.

 

2. Sin programa de gestión propio

 

  1. En el Panel de Control de TokApp, selecciona la opción “Importar datos” situada a la izquierda del panel

 

  1. Descarga las plantillas

plantillas importar tokapp

  1. Rellena las plantillas con los datos y guarda el archivo

 

  1. En el Panel de Control de TokApp, selecciona de nuevo la opción “Importar datos”

 

  1. Arrastra y suelta el archivo de hoja de cálculo o CSV (excel, open office) que contiene los datos y pulsa en “Procesar”

 

IMPORTANTE: Antes de importar los nuevos datos, realiza una copia de seguridad. Para ello, selecciona la opción “Exportar datos” y descarga el archivo con los datos de todos los grupos o sólo del grupo que desees.

 

3. Inicio de un nuevo curso para coles que ya usan TokApp

inicio curso tokapp school

Inicia un nuevo curso escolar importando a todos los alumnos del centro. Debes tener un archivo de hoja de cálculo o CSV (excel, open office) que podrás obtener de tu programa de gestión. También puedes descargar nuestra plantilla.

Sube el archivo y sigue las instrucciones de la pantalla.

A parte, puedes mover a los antiguos alumnos  a una carpeta de ex-alumnos, o Promocionar  a los alumnos que avanzan de curso.

 

Promocionar alumnos

 

Una vez que ya tienes los grupos de alumnos importados, puedes cambiar de curso a los alumnos:

  1. Ve a “Importar” y haz click en Continuar en la pestaña de “Inicio de curso”
  2. Selecciona la opción “Promocionar alumnos”
  3. Ordena los grupos arrastrándolos de arriba a abajo. Puedes ocultar los grupos que no son necesarios. Cuando termines de ordenar haz click en Continuargrupos alumnos tokapp
  4. Arrastra los grupos para promocionarlos (por ejemplo, 1ºA de Primaria promociona a 2ºA de Primaria)

Casos especiales

Nuevos alumnos

Una vez hechas las promociones, se pueden añadir los nuevos alumnos de forma automática, importándolos, o de forma individual y  manual.

  • Desde Archivo: Con esta opción importaremos a los nuevos alumnos de forma automática a través de un archivo de hoja de cálculo (exel, open Office…)
  • Añadir Manualmente: 

– Opción 1: Añadir al nuevo alumno a los archivos de datos/hojas de cálculo ya existentes del centro e importar el archivo

– Opción 2: En la pestaña de Añadir, selecciona la opción “Manualmente” y añade al alumno en el grupo correspondiente de la base de datos.

Ex-alumnos

Hay dos vías para pasar a los antiguos alumnos a su carpeta correspondiente (de forma automática):

  • Importación nueva: Con una importación nueva de datos, los ex-alumnos se añadirán de forma automática a la carpeta de antiguos alumnos.
  • Promoción: Una vez realizada la promoción de los grupos de alumnos, los ex-alumnos se guardarán automáticamente en la carpeta de ex-alumnos.

 

Repetidores

Existen dos casos especiales para re-ubicar en sus respectivos grupos a los alumnos que no promocionan:

  • Repetidores de último curso

– Paso 1: Ir a la carpeta de ex-alumnos y seleccionar al alumno repetidor.

– Paso 2: Mover al alumno al grupo correspondiente.

  • Repetidores de último curso

– Paso 1: Entrar en el grupo en el que se encuentra el alumno repetidor.

– Paso 2: Mover al alumno al grupo correspondiente.

Puedes consultar todo esto y más en nuestro manual de “Inicio de Curso”

 

 

Para cualquier consulta, no dudes en contactar con nuestros compañeros de Soporte. Solicita una cita aquí.